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Vaticano, 30 settembre 2017
Prot. N. 60.264
Ai Signori Ricercatori dell’Archivio Segreto Vaticano
Non poche esigenze crescenti e non facilmente componibili conducono, di necessità, a ordinare meglio e con maggiore sostenibilità l’accesso da parte dei Signori Ricercatori all’Archivio Segreto Vaticano.
Da quando Leone XIII, nel 1881, consentì ai Ricercatori di tutto il mondo di poter indagare i fondi documentari dell’Archivio Segreto Vaticano, il numero delle richieste di accesso andò sempre aumentando. Si è passati dai 10/12 Ricercatori al giorno del 1881 alle circa 40/45 presenze quotidiane in Archivio negli anni 1990/2000, per giungere ad una media di 50/60 Ricercatori al giorno dopo l’anno 2000 fino ad oggi, con punte di 90 ed anche 100 presenze nei mesi di maggio e giugno dello scorso anno.
L’Archivio Segreto Vaticano si è attrezzato nel tempo per far fronte, con i limitati mezzi a sua disposizione, a tali crescenti domande di accesso, ma da alcuni anni esso avverte l’esigenza di ordinare meglio l’ammissione dei Ricercatori, onde offrire loro la giusta assistenza ed assicurare i servizi ausiliari consueti. D’altra parte le condizioni attuali non permettono alla Santa Sede di sostenere nuove e più pesanti spese di gestione.
Né si tratta soltanto di oggettiva e limitata disponibilità di ingressi in Archivio per i Ricercatori ai fini di studio, ma anche della stessa conservazione e tutela della preziosa documentazione che è consultata quotidianamente. Si pensi che la presenza nelle Sale di Studio di una media di 50 Ricercatori al giorno, comporta lo spostamento dai depositi di 250 pezzi archivistici, che inevitabilmente patiscono nel tempo un certo deterioramento. Anche quest’ultimo aspetto – la tutela e la salvaguardia del patrimonio documentario – rientra nei compiti primari dell’Archivio Vaticano.
Per tali motivate ragioni a partire dal prossimo gennaio 2018 andrà in vigore una programmazione degli accessi in Archivio Vaticano accordati ai Ricercatori che ne faranno richiesta.
Il massimo di accessi consentito quotidianamente nelle Sale di Studio dell’Archivio sarà di 60 Ricercatori. Tale quota si crede possa soddisfare, a quanto risulta, la media delle richieste che attualmente pervengono a questa Prefettura, salvo che per particolari periodi di maggiori domande; queste ultime andranno perciò regolate mediante una necessaria turnazione.
Le modalità di richiesta di accesso in Archivio Vaticano che il Ricercatore dovrà praticare dal gennaio 2018 – seguendo i moduli pubblicati più oltre – sono state studiate per dare a ciascun richiedente le maggiori garanzie sulla sua accoglienza in Archivio nel periodo temporale da lui indicato.
Si tenga poi conto che nella tradizionale volontà di servizio alla cultura che connota l’Archivio Segreto Vaticano, da diversi anni si è attivato presso la Segreteria di questa Prefettura un servizio di ricerche a richiesta di singoli Studiosi o di Istituzioni. Naturalmente deve trattarsi di richieste semplici di informazioni archivistiche, o di verifiche di segnature ed eventuale corrispondenza dei singoli atti o documenti, o ancora di indagini limitate e confortate da dati sicuri nelle varie serie documentarie dell’Archivio Vaticano o in singoli suoi pezzi. Si ha in progetto di potenziare nel tempo questo servizio, al quale sono e saranno dedicati ancor più gli Officiali dell’Archivio stesso. Attualmente pervengono alla Segreteria della Prefettura e sono puntualmente evase gratuitamente ogni anno circa 800 richieste simili.
Quanto è stato disposto è orientato a servire sempre più e sempre meglio il Ricercatore che debba compiere indagini nell’Archivio Segreto Vaticano, con ordinato procedere e con chiare norme che assicurino al numero crescente degli Studiosi delle fonti vaticane di poter svolgere con agio e assistenza le loro indagini nei tempi da loro previsti.
Sicuro della comprensione manifestata più volte nel passato dai Signori Ricercatori dell’Archivio Segreto Vaticano, porgo a tutti e a ciascuno il mio cordiale saluto.
✠ Sergio Pagano, B.
Prefetto