Zutritt zum Archiv erhalten qualifizierte Forscher höherer Bildungsanstalten, die an Forschungen wissenschaftlicher Art interessiert sind und über eine entsprechende Ausbildung für Archivforschung verfügen.

Für den Zutritt zum Archiv richtet man ein schriftliches Ansuchen an den Präfekten, dem die Empfehlung eines angesehenen wissenschaftlichen Institutes oder einer im Feld der historischen Forschung qualifizierten Person beizufügen ist.

In dem Ansuchen sind neben dem Forschungsgegenstand zu nennen: Familienname, Vorname, Titel (mindestens vierjähriger Magisterabschluss oder vergleichbares Diplom einer Universität), Beruf, Nationalität, ständiger Wohnsitz und Anschrift in Rom.

Beizulegen sind das Universitätsabschlußzeugnis in Kopie, eine gültige Fotokopie des Personalausweises und zwei Fotografien, wovon eine dem Benutzerausweis dient; dieser ist für den Zutritt zur Vatikanstadt und zu den Lesesälen des Archivs unerlässlich.

Der Benutzerausweis verliert am 15. Juli jeden Jahres seine Gültigkeit und muss folglich bei Rückgabe des abgelaufenen erneuert werden.

Universitätsstudenten erhalten keinen Zugang zum Archiv.

Um im Lesesaal die Aufnahme von einer möglichst großen Anzahl von Forschern sicherzustellen - soweit es mit der praktischen Verfügbarkeit der Plätze vereinbar ist - werden in der Regel nicht mehrere Personen für die Arbeit an demselben Thema zugelassen.

Das Archiv ist für Benutzer vom 16. September bis zum 15. Juli (von 8:15 bis 13:00) von Montag bis Samstag geöffnet. Das Aufnahmesekretariat stellt Benutzerkarten von Montag bis Freitag, von 8:15 bis 10:30 aus. Die Zeiten und Tage, an denen das Archiv geschlossen ist, sind im «Kalender des Archivs» angegeben. Das Verwaltungsbüro des Archivs empfängt Benutzer von Montag bis Samstag von 10:00 bis 12:00 Uhr.

Die Lesesäle sind von Montag bis Samstag jeweils von 8:15 bis 12:30 für Inhaber eines Benutzerausweises zugänglich. Für einen eventuellen Zugang in den Nachmittagsstunden (von 15:00 bis 17:45) ist ein schriftliches Ansuchen an den Präfekten zu entrichten, in der die Gründe für das Ersuchen dargelegt werden.

Der Zugang zu den Dokumenten bis zum gesamten Pontifikat Pius’ XI. (10. Februar 1939) und des Bestandes «Ufficio Informazioni Vaticano (Prigionieri di guerra 1939-1947)» ist gestattet.

Zur Bestellung von Bänden und Dokumenten sind die dafür vorgesehenen Formulare zu verwenden. Es können jeweils nicht mehr als drei Bände oder Umschläge pro Tag ausgegeben werden. Bestellungen werden bis 12:00 entgegengenommen.

Die Bände und Dokumente sind mit höchster Sorgfalt zu behandeln. Es ist deshalb verboten, das Archivgut mit Notizen zu versehen, auch nicht mit Bleistift, oder Arbeitspapiere darauf zu legen. Bei der Bearbeitung von Akten oder Umschlägen mit lose eingelegten Blättern darf deren Ordnung nicht verändert werden.

Den Benutzern, die schriftliche Notizen machen wollen, ist ausschließlich der Gebrauch eines Bleistiftes gestattet.  Es ist also verboten Kugelschreiber, Filzschreiber oder Füllfeder usw. zu benutzen.

Ist der erhaltene Band, der Umschlag oder das Dokument in einem schlechten Erhaltungszustand oder weist andere Probleme auf, wird der Benutzer gebeten, dies dem Aufsichtspersonal aufzuzeigen.

Es ist verboten, Archivgut aus dem Lesesaal zu entfernen.

Die Indices sind im dafür vorgesehenen Raum einzusehen und nach Benutzung an ihren Platz zurückzustellen. Die gesamte oder teilweise Veröffentlichung solcher Bände ist den Benutzern verboten.

In den Archivräumen wird um absolute Ruhe gebeten und es soll auf ein gehöriges Studierklima und auf eine entsprechende Bekleidung geachtet werden.

Benutzer, die noch nicht ausreichend mit den Beständen und den Indices des Archivs vertraut sind, finden einen Führer unter den von der Präfektur zur Verfügung gestellten Hilfsmitteln vor. Darüber hinaus werden die Benutzer ersucht, sich mittels vorhandener Publikationen weiterzuorientieren.

Es ist den Benutzern nicht erlaubt, Archivdokumente zu fotografieren; um entsprechende Reproduktionen kann man in der Fotografischen Abteilung des Archivs ansuchen.

Die Archivbenutzer verpflichten sich, ein Exemplar ihrer Veröffentlichungen (Artikel, Ausstellungskataloge, Einzelveröffentlichungen, usw.), für deren Abfassung Archivdokumente benutzt worden sind oder in denen solche zitiert werden, in der Präfektur einzureichen.

Die Signatur der Bände und Einzeldokumente ist korrekt und in abgekürzter Form gemäß den Angaben im Index der Bestände wiederzugeben. In Zweifelsfällen wende man sich an das Aufsichtspersonal. Der Ausdruck «Archivio Segreto Vaticano» (Vatikanisches Geheimarchiv ASV) ist nötigenfalls mit dem Hinweis auf «Città del Vaticano» (Vatikanstadt) - nicht auf die Stadt Rom - zu verstehen.

Bei Nichtbeachten der Benutzerordnung verliert man die Zutrittserlaubnis zum Archiv.